Các loại hồ sơ giấy tờ là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc cất trữ và quản lý một số loại tài liệu, giấy tờ đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý, đặc biệt là về thời gian lưu trữ. Nhiều doanh nghiệp gặp hạn chế về không gian, khiến việc lưu trữ tất cả tài liệu nội bộ gần như bất khả thi. Có rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp để bảo đảm an toàn cho hồ sơ tài liệu của mình.
Khi Nào Doanh Nghiệp Cần Lưu Trữ Tài Liệu?
Tại MyStorage, có rất nhiều khách hàng doanh nghiệp lưu trữ rất nhiều loại giấy tờ khác nhau. Trong đó, phổ biến nhất là tài liệu liên quan đến thuế và tài liệu từ các công ty xây dựng, thiết kế nhà ở.
Tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ thuế
Ở Việt Nam, hầu hết hồ sơ, hóa đơn và chứng từ phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm, một số tài liệu còn được yêu cầu phải lưu vĩnh viễn. Việc lưu giữ lại hồ sơ rất quan trọng vì các cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu xem xét lại chúng nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra. Để tuân thủ tốt các quy định này, doanh nghiệp cần có một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả.
Lưu trữ lâu dài
Một số loại hình doanh nghiệp được yêu cầu lưu giữ tài liệu trong nhiều năm, có thể kể đến như là bệnh viện, phòng khám và các công ty xây dựng, thiết kế nhà ở. Tài liệu của họ phải lưu trữ lâu dài và được kiểm soát chặt chẽ để bảo không bị hư hỏng theo thời gian.
- Bệnh viện và phòng khám:
Hồ sơ bệnh án chứa rất nhiều thông tin quan trọng về thông tin cá nhân cũng như tình trạng sức khỏe của bệnh nhân. Pháp luật Việt Nam có quy định chặt chẽ thời hạn lưu trữ, với nhiều loại hồ sơ bệnh án được yêu cầu thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Với số lượng bệnh nhân đến khám hàng ngày, số lượng hồ sơ tài liệu cần lưu kho có thể nói là “khổng lồ”.
- Các công ty xây dựng và thiết kế nhà ở:
Các công ty xây dựng và thiết kế nội thất đang bùng nổ tại Việt Nam. Việc thiết kế và xây dựng công trình đòi hỏi rất nhiều những loại giấy tờ liên quan. Chính vì vậy, mỗi dự án tạo ra cho những doanh nghiệp này một khối lượng rất lớn các loại hồ sơ giấy tờ. Thông thường, các công ty xây dựng và thiết kế nhỏ có không gian văn phòng hạn chế, việc lưu trữ tài liệu ngay tại chỗ tốn khá nhiều diện tích, đôi khi làm cản trở khả năng sáng tạo của các nhân viên tại đây. Chính vì vậy, họ cần dịch vụ lưu trữ tài liệu để giữ cho bản vẽ, hồ sơ dự án, hợp đồng, giấy phép và các loại hồ sơ khác được sắp xếp có tổ chức và an toàn.
Công ty ngừng hoạt động
Khi các công ty ngừng hoạt động nhưng vẫn còn các tài liệu và giấy tờ chưa được giải quyết, họ thường tìm kiếm không gian để lưu trữ chúng cho đến khi không còn cần thiết nữa.
Lợi Ích Khi Sử Dụng Dịch Vụ Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu
- Có nhiều lựa chọn phù hợp với nhiều loại yêu cầu
Khách hàng có nhiều lựa chọn để lưu trữ hồ sơ tài liệu của mình. Từ các kho thông thường phù hợp với nhu cầu bảo vệ cơ bản, đến các kho có điều hòa nhiệt độ và độ ẩm cho các loại giấy tờ quan trọng, cần được giữ trong môi trường thích hợp để tránh hư hỏng theo thời gian.
- Tiết kiệm chi phí
Sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu bên ngoài thường là lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn so với việc vận hành lưu trữ tại chỗ hoặc mở rộng không gian văn phòng để chứa giấy tờ. Các dịch vụ lưu trữ hồ sơ đã có sẵn cơ sở vật chất phù hợp để các doanh nghiệp có thể an tâm sử dụng.
- Bảo mật và an ninh
Các dịch vụ lưu trữ giấy tờ chuyên nghiệp cung cấp hệ thống an ninh chặt chẽ, bao gồm giám sát, kiểm soát ra vào và phòng cháy chữa cháy, để đảm bảo tính riêng tư và bảo vệ tài liệu không bị hư hỏng, mất mát hay trộm cắp.
- Dễ dàng truy cập và truy xuất tài liệu khi cần
Mô hình kho tự quản để lưu trữ hồ sơ giấy tờ là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp cần truy cập nhanh chóng vào kho tài liệu của mình, vì mô hình này cho phép thoải mái truy cập kho 24/7.
Dịch Vụ Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Tại Mystorage
Khi lựa chọn dịch vụ lưu trữ tài liệu cho những giấy tờ quan trọng nhất, những tiện ích chính nào cần được cân nhắc để đảm bảo tính an toàn và khả năng truy cập tối ưu mỗi khi cần? Tại MyStorage, khách hàng cũng có thể lựa chọn lưu trữ tại kho chung hoặc kho tự quản. Dịch vụ lưu kho hồ sơ tài liệu của MyStorage bao gồm:
- Thùng carton lưu trữ
MyStorage cung cấp cho bạn các thùng carton cứng cáp, hoàn toàn mới để lưu trữ giấy tờ, cùng với nhãn để dễ dàng tổ chức.
- Dịch vụ vận chuyển tận nhà
Đội ngũ Dịch vụ Khách hàng chuyên nghiệp của MyStorage sẽ vận chuyển tài liệu của bạn một cách an toàn trực tiếp từ vị trí của bạn đến cơ sở kho của chúng tôi nếu được yêu cầu.
- Kho lưu trữ an ninh tuyệt đối
Các kho lưu trữ hồ sơ của MyStorage được lắp đặt nhiều biện pháp phòng chống trộm cắp, hỏa hoạn và được trang bị máy lạnh 24/7.
- Hủy tài liệu
MyStorage cung cấp dịch vụ hủy tài liệu tùy theo nhu cầu của bạn, đảm bảo xử lý an toàn các loại giấy tờ quan trọng hoặc nhạy cảm.
Kết Luận
Dịch vụ lưu trữ tài liệu giấy là cần thiết cho các doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các cơ sở lưu trữ chuyên nghiệp như MyStorage, các doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình quản lý các loại giấy tờ và bảo vệ thông tin có giá trị của họ một cách hiệu quả.
